L'agent lit votre agenda en temps réel, propose des créneaux qui existent vraiment, confirme celui que l'appelant choisit et l'inscrit avant qu'il ne raccroche. On ne demande à personne de rappeler pendant les heures d'ouverture.
La plupart des prises de rendez-vous qui échouent ne sont pas des refus. Ce sont des appels où le rendez-vous était possible et où le processus a fait obstacle.
Les disponibilités viennent de votre planning en temps réel, ressource par ressource : la salle, le fauteuil, le technicien, le camion. L'agent propose ce qui est réellement libre au lieu de promettre une heure que quelqu'un devra ensuite défaire.
Le nom, le motif de la visite, tout ce que votre formulaire demande d'autre, le créneau lui-même, et une confirmation relue à l'appelant. Le rendez-vous arrive dans l'agenda et la demande arrive dans votre CRM, transcription jointe.
Le même agent peut appeler pour confirmer les rendez-vous du lendemain, déplacer ceux qui ne conviennent plus, et proposer le créneau libéré à quelqu'un qui voulait une date plus proche.
Un appelant qui voulait une heure et ne l'a pas obtenue n'est pas un lead dans votre pipeline. C'est un appel sur votre facture téléphonique, et le plus souvent un rendez-vous dans l'agenda de quelqu'un d'autre.
Le rendez-vous est pris tant que l'appelant le veut encore. Pas de rappel à relancer, pas de message qu'un autre devra traiter, et aucun délai entre la demande et la ligne dans l'agenda où l'intention se dissipe.
Vous récupérez aussi les appels sous forme de données. Chaque conversation est transcrite et notée : vous voyez combien de personnes ont demandé une heure que vous n'aviez pas, et où le planning est réellement le goulot d'étranglement.
Pourquoi la vitesse de réponse décide du résultat →La même connexion à l'agenda couvre l'appel qui entre et l'appel qui sort.
Bene Hotline répond, identifie le motif de la visite, propose les créneaux adaptés et prend le rendez-vous. Quand la demande exige une personne — un cas inhabituel, une réclamation, une décision sur le prix — il transfère l'appel avec le contexte au lieu de forcer un rendez-vous.
Comment fonctionne l'agent d'accueil →Appels de confirmation la veille, report pour ceux qui ne peuvent pas venir, et propositions à la liste d'attente dès qu'un créneau se libère. C'est un travail différent du démarchage à froid et il obéit à d'autres règles, que nous détaillons sur la page prospection téléphonique.
Prospection téléphonique et consentement →La prise de rendez-vous tourne sur Bene Hotline à 0,20 € HT la minute, au même tarif nominal en USD, avec des remises sur volume jusqu'à −25 %. Uniquement le temps de parole, analytique incluse, sans abonnement.
Calculez votre coût par rendez-vousSi un créneau vide ne peut pas être vendu plus tard, un rendez-vous manqué coûte le créneau entier.
Dentaire, médical, vétérinaire, esthétique. Les règles de prise de rendez-vous sont précises — le bon praticien, la bonne durée, la bonne salle — et la personne à l'accueil est aussi celle qui encaisse et qui reçoit les patients.
Installateurs, réparations, contrôles, visites à domicile. Celui qui peut confirmer l'intervention est en haut d'une échelle, et l'appelant qui ne joint personne essaie le numéro suivant dans les résultats de recherche.
Un fort volume d'appels sur un planning serré, et des reports en permanence. L'agent absorbe ces changements et garde le planning plein sans que personne ne quitte son poste.
Il est facile de mal automatiser la prise de rendez-vous, parce qu'un rendez-vous erroné ressemble à un succès jusqu'à ce que quelqu'un se présente.
Savoir si un symptôme exige un créneau en urgence n'est pas une question de planning. L'agent prend les rendez-vous selon les règles que vous définissez, et tout ce qui paraît urgent ou flou est transmis à une personne.
“Ne jamais enchaîner ces deux-là” et “elle ne fait ça que le mardi” sont de vraies contraintes qui vivent dans la tête de quelqu'un. Elles doivent devenir explicites avant le lancement, et les écrire est un vrai travail.
Si les disponibilités ne peuvent pas être lues et écrites par programmation, l'agent peut prendre la demande mais pas le créneau. Nous vous le disons au cadrage plutôt qu'après la mise en place.
Proposer un créneau qui existe, l'inscrire là où votre équipe regarde déjà, et faire remonter tout ce que les règles ne couvrent pas. C'est tout le métier.
